Kanzleisoftware auswählen: 9 Fragen vor der Entscheidung

Die meisten Kanzleien fangen nicht bei null an. Es gibt Tabellen mit Fristen, Netzlaufwerke mit Dokumenten, einen Kalender im E-Mail-Programm und oft eine alte Software, die früher einmal ausgereicht hat. Ein neues System muss all das ersetzen oder verbinden, ohne dass die Kanzlei auch nur einen Tag stillsteht.

Deshalb lohnt es sich, vor den Produktpräsentationen einige Fragen für sich zu beantworten. Sie dienen nicht dazu, Lexeya auszuwählen, sondern dazu, zwei beliebige Lösungen nach denselben Kriterien zu vergleichen.

1. Bildet die Software die Akte ab, nicht nur Dokumente?

Anwaltsarbeit ist um die Akte herum organisiert. Gute Software führt in der Akte Mandant und Gegenpartei, Gericht und Aktenzeichen, Fristen, Tätigkeiten, Dokumente, Kosten und den Änderungsverlauf. Liegen diese Daten in verschiedenen Bereichen der Software, die man von Hand verknüpfen muss, sucht die Kanzlei weiterhin an mehreren Stellen.

Fragen Sie in der Präsentation: Öffnen Sie eine Akte und zeigen Sie mir alles, was damit verknüpft ist.

2. Wie werden Fristen und Verhandlungstermine geführt?

Eine versäumte Frist kostet mehr als jede Lizenz. Prüfen Sie, ob jede Frist einen Verantwortlichen hat, ob die zuständige Person sie auf dem Startbildschirm sieht, ob abgelaufene Fristen hervorgehoben werden und ob die Software zwischen Fristen, Verhandlungsterminen und Besprechungen unterscheidet.

Seien Sie auch bei Versprechen zur automatischen Fristberechnung vorsichtig. Software kann helfen, eine Frist sichtbar zu machen – die Verantwortung für ihre Berechnung bleibt beim Anwalt.

3. Wer in der Kanzlei sieht welche Daten?

In einer Kanzlei mit mehreren Personen ist es nicht gleichgültig, ob ein Anwärter alle Akten der Kanzlei sieht oder nur die, an denen er arbeitet. Fragen Sie, wie Berechtigungen vergeben werden, ob sich der Zugriff nach Akte oder Zuständigkeit beschränken lässt und ob das System wichtige Änderungen protokolliert – wer sie vorgenommen hat und wann.

4. Wo liegen die Daten, und wer kontrolliert sie?

Es gibt zwei Grundmodelle. Im Cloud-Modell liegen Software und Daten auf der Infrastruktur des Anbieters, und Sie greifen über den Browser zu. Im privaten Modell wird die Software auf Ihrem Server oder in Ihrer Private Cloud installiert. Beide Modelle können sicher sein, unterscheiden sich aber darin, wer die Infrastruktur betreibt. Mehr dazu im Leitfaden Cloud oder eigener Server.

Unabhängig vom Modell sollten Sie schriftliche Antworten auf diese Fragen verlangen: Wo liegen die Daten, wer erstellt die Datensicherungen, und wie werden Daten im Problemfall wiederhergestellt?

5. Funktioniert die Software außerhalb der Kanzlei?

Verhandlungstermine, Besprechungen beim Mandanten und Arbeit von zu Hause gehören zum Alltag. Eine Webanwendung läuft ohne Installation im Browser auf Computer, Tablet und Smartphone. Software, die auf einem einzelnen Rechner in der Kanzlei installiert ist, stößt hier an Grenzen.

6. Was passiert mit den vorhandenen Daten?

Ein Umstieg ohne Datenübernahme bedeutet, dass die Kanzlei jahrelang mit zwei Systemen arbeitet. Fragen Sie, ob sich Mandantenliste, Akten, Fristen und Dokumente übernehmen lassen, ob es eine Testmigration gibt und wer das Ergebnis prüft. Eine praktische Schrittfolge finden Sie im Leitfaden Datenmigration vorbereiten.

7. Verbindet sie sich mit dem, was Sie bereits nutzen?

Im kroatischen Kontext ist das vor allem die Kommunikation mit den Gerichten über das kroatische gerichtliche Kommunikationssystem e-Komunikacija, danach E-Mail, Kalender und Buchhaltung. Verlangen Sie eine klare Antwort, was heute tatsächlich angebunden ist und was erst geplant ist. Eine Integration, die es nur auf einer Folie gibt, hilft nicht weiter.

8. Wer wartet und betreut das System?

Fragen Sie, wie Updates ablaufen, wie oft sie kommen und ob sie die Arbeit unterbrechen. Prüfen Sie, ob es Support auf Kroatisch gibt und wie Probleme gemeldet werden. Bei einer privaten Installation sollten Sie vereinbaren, wer den Server wartet und wie Upgrades geplant werden.

9. Wie steigt man aus dem System aus?

Diese Frage wird selten gestellt, ist für die langfristige Sicherheit der Kanzlei aber die wichtigste. Die Daten gehören Ihnen. Prüfen Sie vor der Unterschrift, ob Sie einen Export aller Daten in einem lesbaren Format erhalten können und zu welchen Bedingungen.

Kurze Checkliste für die Präsentation

• Zeigen Sie mir eine Akte mit allen verknüpften Daten.
• Wo sehe ich meine Fristen für die nächste Woche?
• Wie lege ich fest, wer welche Akten sieht?
• Wo liegen die Daten, und wer erstellt die Datensicherungen?
• Wie übernehmen wir die vorhandenen Daten, und wer prüft das Ergebnis?
• Was ist heute mit e-Komunikacija, E-Mail und Kalender verbunden?
• Wie erhalten wir unsere Daten, wenn wir uns für einen Wechsel entscheiden?