Datenmigration in der Kanzlei vorbereiten

Der Wechsel zu neuer Software ist für eine Kanzlei wie ein Umzug. Wird alles einfach in Kisten gestopft, sucht man am neuen Ort monatelang nach Dingen. Wird vorher entschieden, was mitkommt, was weg kann und wo was hingehört, arbeitet die Kanzlei im neuen System vom ersten Tag an normal.

1. Erfassen Sie alle Datenquellen

Die Daten einer Kanzlei liegen selten in nur einem Programm. Erstellen Sie eine Liste:

• die bisherige Software für Akten und Mandanten, falls vorhanden
• Tabellen mit Fristen, Verhandlungsterminen oder Aktenlisten
• Netzlaufwerke und Festplatten mit Dokumenten
• Kalender in E-Mail-Programmen
• Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm
• Verzeichnisse auf Papier, etwa das Postbuch oder eine Liste der Akten im Archiv

Notieren Sie zu jeder Quelle, wer sie nutzt und ob sie aktuell ist.

2. Legen Sie fest, was übernommen wird

Es muss nicht alles übernommen werden. Bewährt hat sich, alle laufenden Akten und aktiven Mandanten mit den zugehörigen Fristen zu übernehmen und ältere abgeschlossene Akten in Grundform zu übertragen oder im Archiv mit Lesezugriff zu belassen. Die Entscheidung hängt davon ab, wie oft die Kanzlei auf alte Akten zurückgreift.

3. Bereinigen Sie die Daten vor der Übernahme

Die Migration ist eine Gelegenheit, alte Probleme zu lösen. Vor der Übernahme lohnt es sich,

• doppelte Mandanten zusammenzuführen, etwa dieselbe Firma, die auf drei Arten erfasst ist
• fehlende OIB (kroatische Identifikationsnummer) und Adressen zu ergänzen
• abgeschlossene Akten zu schließen, die noch als offen geführt werden
• zu prüfen, ob alle künftigen Fristen tatsächlich eingetragen sind
• einheitliche Bezeichnungen für Aktenarten und Aktenstandorte festzulegen

4. Mapping: Welche Angabe wohin gehört

Beim Mapping wird vereinbart, wie die Felder des alten Systems auf das neue abgebildet werden. Ist zum Beispiel der „Referent“ im alten System der „sachbearbeitende Anwalt“ im neuen, und was geschieht mit Feldern, die es im neuen System nicht gibt? An diesem Schritt sollte jemand aus der Kanzlei mitwirken, der die alten Daten gut kennt – nicht nur ein Techniker.

5. Testmigration und Prüfung

Bevor alle Daten übertragen werden, wird ein ausgewählter Datensatz übernommen, etwa fünfzig Akten verschiedener Art mit Mandanten und Fristen. Die Kanzlei vergleicht dann altes und neues System: Sind die Mandanten richtig mit den Akten verknüpft, stehen die Fristen auf den richtigen Daten, liegen die Dokumente bei den richtigen Akten? Abweichungen werden im Verfahren korrigiert, nicht von Hand nach der Umstellung.

6. Der Umstellungstag

• Wählen Sie einen Termin mit wenigen Fristen und Verhandlungsterminen, oft ist das das Ende der Woche.
• Legen Sie den Zeitpunkt fest, ab dem im alten System nichts mehr eingetragen wird.
• Prüfen Sie nach der endgültigen Übertragung die Fristen der nächsten zwei Wochen.
• Lassen Sie das alte System nur lesend zugänglich, bis die Kanzlei sicher ist, dass alles übernommen wurde.

Checkliste

• Liste aller Datenquellen und ihrer Verantwortlichen
• Entscheidung über den Umfang: laufende Akten, Archiv, Dokumente
• Duplikate bereinigt und wichtige Daten ergänzt
• Feld-Mapping bestätigt
• Testmigration geprüft
• Umstellungstag und Einfrieren des alten Systems vereinbart
• Fristen nach der Umstellung geprüft