Kako odabrati program za odvjetnički ured: 9 pitanja prije odluke

Većina odvjetničkih ureda ne kreće od nule. Postoje tablice s rokovima, mrežne mape s dokumentima, kalendar u e-mail programu i često stari program koji je nekad bio dovoljan. Novi sustav mora sve to zamijeniti ili povezati, a da ured ne stane ni jedan dan.

Zato je korisno prije demo prezentacija odgovoriti si na nekoliko pitanja. Ona ne služe da biste odabrali Lexeyu, nego da biste usporedili bilo koja dva rješenja na istim kriterijima.

1. Prati li program predmet, a ne samo dokumente?

Odvjetnički rad organiziran je oko predmeta. Dobar program na predmetu drži klijenta i protustranku, sud i sudski broj, rokove, radnje, dokumente, troškove i povijest promjena. Ako su ti podaci u različitim dijelovima programa koje treba ručno povezivati, ured će i dalje tražiti po više mjesta.

Na prezentaciji pitajte: otvorite jedan predmet i pokažite mi sve što je s njim povezano.

2. Kako se vode rokovi i ročišta?

Rok koji se izgubi skuplji je od bilo koje licence. Provjerite ima li svaki rok nositelja, vidi li ga odgovorna osoba na početnom zaslonu, ističu li se rokovi koji su prošli, i razlikuje li program rokove, ročišta i sastanke.

Pazite i na obećanja o automatskom računanju rokova. Program može pomoći da rok bude vidljiv, ali odgovornost za njegov izračun ostaje na odvjetniku.

3. Tko u uredu vidi koje podatke?

U uredu s više ljudi nije svejedno vidi li vježbenik sve predmete ureda ili samo one na kojima radi. Pitajte kako se dodjeljuju ovlasti, može li se pristup ograničiti po predmetu ili zaduženju i bilježi li sustav važne promjene, tko ih je napravio i kada.

4. Gdje su podaci i tko ih kontrolira?

Postoje dva osnovna modela. U cloud modelu program i podaci su na infrastrukturi pružatelja usluge, a vi pristupate kroz preglednik. U privatnom modelu program se instalira na vaš server ili privatni cloud. Oba modela mogu biti sigurna, ali se razlikuju u tome tko upravlja infrastrukturom. Više o tome u vodiču Cloud ili privatni server.

Bez obzira na model, tražite pisani odgovor na pitanja: gdje su podaci, tko radi sigurnosne kopije i kako se podaci vraćaju u slučaju problema.

5. Radi li program izvan ureda?

Ročišta, sastanci kod klijenta i rad od kuće dio su svakodnevice. Web aplikacija radi u pregledniku na računalu, tabletu i mobitelu bez instalacije. Program instaliran na jedno računalo u uredu tu je ograničen.

6. Što se događa s postojećim podacima?

Prelazak bez prijenosa podataka znači da ured godinama radi u dva sustava. Pitajte može li se prenijeti popis klijenata, predmeti, rokovi i dokumenti, postoji li testna migracija i tko provjerava rezultat. Praktičan popis koraka nalazi se u vodiču Kako pripremiti migraciju podataka.

7. Povezuje li se s onim što već koristite?

U hrvatskom kontekstu to je prije svega komunikacija sa sudovima kroz sustav e-Komunikacija, zatim e-mail, kalendar i računovodstvo. Tražite jasan odgovor što je stvarno povezano danas, a što je u planu. Integracija koja postoji samo na slajdu ne pomaže.

8. Tko održava i podržava sustav?

Pitajte kako izgledaju ažuriranja, koliko često dolaze i prekidaju li rad. Provjerite postoji li podrška na hrvatskom jeziku i kako se prijavljuje problem. Za privatnu instalaciju dogovorite tko održava server i kako se planiraju nadogradnje.

9. Kako se izlazi iz sustava?

Pitanje koje se rijetko postavlja, a najvažnije je za dugoročnu sigurnost ureda. Podaci su vaši. Prije potpisa provjerite možete li dobiti izvoz svih podataka u čitljivom formatu i pod kojim uvjetima.

Kratki popis za prezentaciju

• Pokažite mi jedan predmet sa svim povezanim podacima.
• Gdje vidim svoje rokove za sljedećih tjedan dana?
• Kako ograničavam tko vidi koje predmete?
• Gdje su podaci i tko radi sigurnosne kopije?
• Kako prenosimo postojeće podatke i tko provjerava rezultat?
• Što je danas povezano s e-Komunikacijom, e-mailom i kalendarom?
• Kako dobivamo svoje podatke ako odlučimo otići?