Kako pripremiti migraciju podataka odvjetničkog ureda

Prelazak na novi program za ured je kao selidba. Ako se sve samo potrpa u kutije, na novom mjestu se mjesecima traže stvari. Ako se prije selidbe odluči što ide, što se baca i gdje će što stajati, ured u novom sustavu radi normalno od prvog dana.

1. Popišite sve izvore podataka

Podaci ureda rijetko su samo u jednom programu. Napravite popis:

• postojeći program za predmete i klijente, ako ga ured ima
• tablice s rokovima, ročištima ili popisima predmeta
• mrežne mape i diskovi s dokumentima
• kalendari u e-mail programima
• računovodstveni ili fakturni program
• papirnate evidencije, primjerice knjiga pošte ili popis spisa u arhivi

Uz svaki izvor zapišite tko ga koristi i je li ažuran.

2. Odlučite što se prenosi

Nije nužno prenijeti sve. Česta i dobra praksa je prenijeti sve aktivne predmete i klijente s pripadajućim rokovima, a starije zatvorene predmete prenijeti u osnovnom obliku ili ih ostaviti u arhivi s mogućnošću pregleda. Odluka ovisi o tome koliko često ured poseže za starim predmetima.

3. Očistite podatke prije prijenosa

Migracija je prilika da se riješe stari problemi. Prije prijenosa vrijedi:

• spojiti duplikate klijenata, primjerice istu tvrtku upisanu na tri načina
• dopuniti OIB-e i adrese gdje nedostaju
• zatvoriti predmete koji su završeni, a i dalje stoje kao otvoreni
• provjeriti jesu li svi budući rokovi stvarno upisani
• dogovoriti jedinstvene nazive vrsta predmeta i lokacija spisa

4. Mapiranje: gdje ide koji podatak

Mapiranje je dogovor o tome kako se polja iz starog sustava preslikavaju u novi. Primjerice, je li "referent" u starom sustavu "nositelj predmeta" u novom, i što s poljima koja novi sustav nema. Ovo je korak u kojem treba sudjelovati netko iz ureda tko dobro poznaje stare podatke, ne samo tehničar.

5. Testna migracija i provjera

Prije prijenosa svih podataka prenese se odabrani set, primjerice pedesetak predmeta različitih vrsta s klijentima i rokovima. Ured tada usporedi stari i novi sustav: jesu li klijenti ispravno povezani s predmetima, jesu li rokovi na pravim datumima, jesu li dokumenti uz prave predmete. Odstupanja se ispravljaju u postupku, a ne ručno nakon prijelaza.

6. Dan prijelaza

• Odaberite termin s manje rokova i ročišta, često je to kraj tjedna.
• Dogovorite trenutak nakon kojeg se u starom sustavu više ništa ne upisuje.
• Nakon finalnog prijenosa provjerite rokove za sljedeća dva tjedna.
• Stari sustav ostavite dostupnim samo za čitanje dok se ured ne uvjeri da je sve preneseno.

Kontrolni popis

• Popis svih izvora podataka i njihovih vlasnika
• Odluka o opsegu: aktivni predmeti, arhiva, dokumenti
• Očišćeni duplikati i dopunjeni ključni podaci
• Potvrđeno mapiranje polja
• Provjerena testna migracija
• Dogovoren dan prijelaza i zamrzavanje starog sustava
• Provjera rokova nakon prijelaza